Arbeitsunfähigkeit – Anzeige- und Nachweispflicht

Erkrankt ein Arbeitnehmer – etwa an einer Grippe oder infolge einer Sportverletzung – treffen ihn folgende Pflichten gegenüber dem Arbeitgeber:

1. Die Anzeige- und Nachweispflicht im Krankeitsfall

Im Falle einer Krankheit ergeben sich die Pflichten des Arbeitnehmers in der Regel bereits aus dem Arbeitsvertrag.

Hiernach muss der Arbeitnehmer 2 Pflichten erfüllen:

1. Der Arbeitnehmer hat den Arbeitgeber im Krankheitsfall zum einen über seine Arbeitsunfähigkeit zu informieren.
2. Zum einen muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit erbringen.

2. Die Anzeigepflicht bei Arbeitsunfähigkeit

a. Unverzüglichkeit

Mittlerweile ist die Anzeigepflicht im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntFZG) für alle Arbeinehmer einheitlich geregelt. Entsprechend dem Wortlaut des § 5 EntFZG hat der Arbeitnehmer unverzüglich, das heißt „ohne schuldhaftes Zögern“, dem Arbeitgeber gegenüber seine eingetretene Arbeitsunfähigkeit anzuzeigen.

Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit nicht nur bereits am ersten Tag, sondern darüber hinaus bereits zu Arbeitsbeginn, zumindest aber in den ersten Arbeitsstunden zu informieren hat. Es reicht daher in der Regel nicht aus, den Arbeitgeber erst nach einem eventuellen Arztbesuch zu informieren. Auch reicht es nicht, einen Brief mit der Anzeige der Arbeitsunfähigkeit zu versenden, da aufgrund des Postlaufes mit einer Unterrichtung innerhalb eines Tages nicht zu rechnen wäre.

b. Form der Anzeige

Das deutsche Recht sieht keine Form für die Meldung der Arbeitsunfähigkeit vor. Der Arbeitnehmer ist mithin grundsätzlich frei, in welcher Form er die Meldung an den Arbeitgeber vornimmt. Entscheidend ist vielmehr, dass die Meldung unverzüglich erfolgt.

Ob die entsprechende Meldung daher mündlich, telefonisch, per SMS oder E-Mail erfolgt ist nicht entscheidend. Es empfiehlt sich jedoch trotzdem, die Meldung immer schriftlich vorzunehmen, um sie im Falle gegebenenfalls später auftretender Streitigkeiten beweisen zu können.  Kann sich der Arbeitgeber nämlich in einem gerichtlichen Verfahren an eine mündliche Mitteilung oder ein Telefonat „nicht mehr erinnern“, liegt die Beweislast zur Anzeigpflicht liegt immer beim Arbeitnehmer. Wenn ein Arbeitnehmer in diesem Fall die Krankmeldung nicht beweisen, hat das unter Umständen schwerwiegende rechtliche Konsequenzen, die von einer Abmahnung bis hin zu einer eventuellen fristlosen Kündigung reichen.

c. Inhalt der Anzeige

Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber nicht anzeigen, welche Krankheit vorliegt oder welchen Grund seine Krankheit hat. Hierzu besteht aus Datenschutzgründen keine Hinweispflicht seitens des Arbeitnehmers.

3. Die Nachweispflicht bei Arbeitsunfähigkeit

a. Informationspflicht

Neben der Anzeigepflicht ist der Arbeitnehmer auch verpflichtet, den Arbeitgeber nach erfolgtem Arztbesuch über die weiteren Krankheitstage zu informieren.

Besteht die Arbeitsunfähigkeit auch für die folgenden Tage fort, muss der Arbeitnehmer dies dem Arbeitgeber mitteilen. Es ist daher nicht ausreichend, seine Krankmeldung für die nächsten Tage nach dem Arztbesuch per Post zu versenden.

Insofern ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber den „Nachweis der Arbeitsunfähigkeit erbringen“. Dies bedeutet, dass die Arbeitsunfähigkeit durch eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitbescheinigung bestätigt werden muss. Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Arbeitgeber Kenntnis von der Arbeitsunfähigkeit hat, etwa nach einem Arbeitsunfall.

b. Gesetzliche und vertragliche Grundlagen

Besteht eine Krankheit länger als drei Kalendertage, ist der Arbeitnehmer grundsätzlich gesetzlich verpflichtet, ein ärztliches Attest einzuholen, § 5 EntFZG.

Der Arbeitgeber hat jedoch auch durch die arbeitsvertaglichen Regelungen die Möglichkeit, einen ärztlichen Nachweis (Krankmeldung) bereits ab dem 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit einzufordern. Zwar machen die wenigsten Arbeitgeber in ihren – meist auf Mustervorlagen basierenden – Arbeitsverträgen keinen Gebrauch. Dennoch empfiehlt sich, zur Absicherung nochmals im Arbeitsvertrag nachzulesen, um im Nachgang keine Abmahnung oder eventuelle Kündigung zu riskieren.

c. Seit 01.01.2023: die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Seit dem 01.01.2023 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ihrer Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abfragen. Die Papiermeldung entfällt grundsätzlich. Gesetzlich versicherte Arbeitnehmer müssen seitdem die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weder an die Krankenkasse noch an ihren Arbeitgeber übermitteln.

Im Einzelnen erfolgt die Anzeige- und Nachweispflicht nunmehr nach folgendem Schema:

1. Der Arbeitnehmer meldet dem Arbeitgeber unverzüglich seine Arbeitsunfähigkeit. Diese Verpflichtung bleibt nach wie vor bestehen (siehe oben unter 2. – die Anzeigepflicht bei Arbeitsunfähigkeit). Ebenfalls muss der Arbeitnehmer die voraussichtliche Dauer seiner Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen.
2. Der Arbeitnehmer erhält von seiner Arztpraxis einen Ausdruck der AU-Daten für sich selbst. Darüber hinaus kann er auf seinen Wunsch zudem eine ausgedruckte AU-Bescheinigung für seinen Arbeitgeber erhalten.
3. Nach dem Arztbesuch, spätestens bis 24:00 Uhr, übermittelt die Arztpraxis die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch an die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Im Fall eines Krankenhausaufenthaltes übermittelt das Krankenhaus die Aufenthalts- und Entlassungsdaten an die Krankenkasse.
4. Der Arbeitgeber oder ein Beauftragter (z.B. eine Steuerberatungskanzlei) sendet eine Anfrage nach der eAU an die Krankenkasse über deren Kommunikationsserver.
5. Nach Erhalt der Anfrage stellt die Krankenkasse die eAU zum Abruf auf dem Kommunikationsserver bereit. Der Arbeitgeber oder sein Beauftragter erhält eine Benachrichtigung über die erfolgte Bereitstellung. Der Abruf sollte am Folgetag der ärztlichen Feststellung möglich sein.

4. Fazit

Da auch bei Krankmeldungen gewisse Grundsätze einzuhalten sind und bereits kleinste Fehler zu einer nicht gewünschten Abmahnung oder Kündigung führen können, ist auf die vorangestellten Punkte unbedingt zu achten.

Gern stehe ich Ihnen bei Fragen zu dieser Thematik jederzeit zur Verfügung.

Dieser Artikel wird regelmäßig auf Aktualität geprüft.

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