Das neue Nachweisgesetz – Bußgelder bei Nichtbeachten der neuen Nachweispflichten -

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Verstöße können teuer werden!

Bisher wurden Verstöße nicht sanktioniert. In Betracht kammen lediglich Beweiserleichterungen zugunsten des beweisbelasteten Arbeitnehmers bei Arbeitsgerichtsprozessen, in denen der vereinbarte Lohn oder andere Bestandteile des Arbeitsvertrags streitig waren.

Dies hat sich mit Einführung des neuen Nachweisgesetzes nunmehr geändert! Verstöße durch den Arbeitgeber ziehen nun empfindliche bußgeldbewehrte Sanktionen nach sich, soweit entsprechende Fristen nicht eingehalten oder der Nachweis seitens des Arbeitgebers nicht oder nicht in richtiger Weise erbracht wird.

1. Die bisherige Rechtslage

Das Nachweisgesetz regelte bisher in § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG lediglich, dass Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer mitzuteilen hatten.

Hierbei handelte es sich nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG um folgende Punkte:

Name und Anschrift der Vertragsparteien;
Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses;
Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung;
Arbeitsort;
Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit;
Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts;
Arbeitszeit;
Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs;
Kündigungsfristen;
Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

2. Die neuen Pflichten

Nunmehr sind – zusätzlich zu den bereits vorher in § 2 NachwG genannten – unter anderem folgende Vertragsbedingungen in der Niederschrift festzuhalten:

das Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen;
die Möglichkeit, dass die Mitarbeitenden ihren jeweiligen Arbeitsort frei wählen können, sofern dies vereinbart ist;
die Dauer der Probezeit, sofern eine Probezeit vereinbart ist;
die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts inklusive der Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen und Prämien sowie etwaiger Sonderzahlungen;
die Fälligkeit des Arbeitsentgelts und die Form, in der das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird;
die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für die Schichtänderungen;
Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf, falls diese Arbeit auf Abruf vereinbart ist;
die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen;
ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung;
im Grundsatz: Name und Anschrift des Versorgungsträgers der betrieblichen Altersversorgung, falls eine solche gewährt wird;
ein Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen;
das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Wird über die 3-Wochen-Frist nicht informiert, ist die Kündigungsschutzklage allerdings trotzdem verspätet.

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Unterrichtungspflichten, etwa bei Auslandstätigkeit des Arbeitnehmers oder bei kollektivvertraglichen Regelungen.

3. Die neuen Fristen

Neu im Nachweisgesetz ist darüber hinaus, dass Arbeitgeber bereits am ersten Arbeitstag neuen Arbeitnehmern einen Teil der Informationen (Name und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt und Überstunden, Arbeitszeit) schriftlich aushändigen müssen. Weitere Informationen, insbesondere der Beginn des Arbeitsverhältnisses, gegebenenfalls eine Befristung, der Arbeitsort, die Tätigkeitsbeschreibung sowie eine Überstundenregelung, müssen innerhalb von sieben Tagen nachgereicht werden. Für die übrigen Informationen hat der Arbeitgeber einen Monat Zeit.

4. Die Schriftform

Nach § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG n.F. muss der Arbeitgeber schließlich die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb obiger Fristen schriftlich niederlegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Daraus ergibt sich, dass die Schriftform für den Nachweis der im NachwG gelisteten Vertragsbedingungen gefordert wird. Die elektronische Form ist nicht ausreichend.

5. Die Regelung der Altverträge

Die neuen Nachweispflichten gelten unmittelbar gegenüber allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die ihr Beschäftigungsverhältnis nach dem 1. August 2022 beginnen.

Arbeitsverträge, die bereits vor dem 1. August 2022 geschlossen wurden, können hingegen unverändert bleiben. Allerdings haben die Arbeitnehmer durch das neue Nachweisgesetz das Recht, ihren Arbeitgeber dazu aufzufordern, ihnen die neuen Informationen mitzuteilen. Dieser muss dann grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen reagieren und bereits die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich aushändigen.

Weitere Informationen etwa über das Kündigungsverfahren, den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung oder Fortbildungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden. Das kann zwar auch durch ein entsprechendes Informationsblatt geschehen, das aber ebenfalls der Schriftform genügen muss. In Fällen, in denen sich wesentliche Arbeitsbedingungen ändern, muss der Arbeitgeber die Belegschaft darüber hinaus initiativ bereits am Tag der Änderung schriftlich davon unterrichten.

In vielen Fällen empfiehlt sich daher bereits jetzt, auch bereits vor dem 01. August 2022 bestehende Arbeitsverträge entsprechend den Neuregelungen des NachweisG anzupassen.

6. Das Bußgeld

Bei einem Verstoß gegen das Nachweisgesetz gilt als Ordnungswidrigkeit und kann für den Arbeitgeber seit dem 01. August 2022 ein Bußgeld von bis zu 2.000,00 € pro Verstoß nach sich ziehen.

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