Homeoffice in der unternehmerischen Praxis

Seit der Covid-19 Pandemie ist das Thema Home-Office in aller Munde. Dabei ist das Thema nicht neu. Bereits vor Ausbruch des Corona-Virus war zu erkennen, dass sich mit der zunehmenden Digitalisierung eine neue Arbeitsstruktur entwickeln würde, die eine ernstzunehmende Alternative zum klassischen Büro-Arbeitsplatz darstellt. Diese Entwicklung stellt Unternehmen jedoch vor neue Herausforderungen. Neue Arbeitsprozesse müssen installiert werden, um die reibungslose Fortführung der Arbeit auch von zu Hause aus effektiv gestalten zu können. Daneben müssen Unternehmen auch weiterhin den Gesundheits- und Arbeitsschutz ihrer Mitarbeiter gewährleisten. Klare Regeln und eine offene Unternehmenskultur sind unerlässlich.

1. Homeoffice und Telearbeit – wo liegt der Unterschied?

Der Begriff „Telearbeit“ wurde erstmals im November 2016 in § 2 Abs. 7 der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) definiert. Danach sind Telearbeitsplätze „vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten.“

Die Einrichtung von Telearbeitsplätzen gilt erst dann als vollzogen, wenn die Bedingungen der Telearbeit zwischen dem Unternehmen und den Arbeitnehmern vertraglich festgelegt wurden. Hierzu muss neben der wöchentlichen Arbeitszeit und Dauer der Einrichtung auch die benötigte Ausstattung für den Telearbeitsplatz vertraglich vereinbart werden. Das Unternehmen ist insoweit in der Pflicht, das nötige Mobiliar sowie Arbeits- und Kommunikationsmittel bereitzustellen und zu installieren. Hierzu kann das Unternehmen eine eigene Fachkraft für Sicherheit beauftragen. 

Telearbeit kann auf die unterschiedlichsten Arten ausgestaltet werden. Sie lässt sich kategorisieren in: 

  • Teleheimarbeit: Der Arbeitnehmer ist permanent und überwiegend von zu Hause aus tätig und hat dort seinen fest eingerichteten Arbeitsplatz. 
  • Alternierende Telearbeit: Der Arbeitnehmer arbeitet teilweise von zu Hause aus und zum Teil im Unternehmen. Der jeweilige Arbeitsort richtet sich hierbei nach der Art der zu erledigenden Arbeit. 
  • Mobile Telearbeit/Mobile Office: Arbeitnehmer, die viel unterwegs sind, arbeiten von überall aus (z. B. mit einem Laptop, Handy, etc.). Dabei sind sie weder an ein Büro noch an einen häuslichen Arbeitsplatz gebunden. Sie können ihre Arbeit von überall aus erledigen. Klassische Anwendung findet diese Ausgestaltung bei Außendienstmitarbeitern, Führungskräften und Beratern. Mobile Telearbeit ist bisher nicht rechtskräftig geregelt, deshalb gibt es hierfür keine gesetzlichen Verordnungen. 

Der Begriff „Home-Office“ beschreibt umgangssprachlich das Arbeiten von zu Hause aus. Im Allgemeinen wird dabei nicht zwischen den verschiedenen Formen der Telearbeit unterschieden, sondern die Begriffe werden synonym verwendet. Eine gesetzliche Definition des Begriffs Home-Office gibt es bisher nicht, so dass es auch noch keine klaren Richtlinien gibt, die man als Arbeitgeber beachten muss. Home-Office beschreibt daher eher einen übergreifenden Organisationsansatz zur Flexibilisierung der Arbeit.

2. Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Home-Office und Telearbeit

Ebenso wie im Büro trägt der Arbeitgeber auch bei Telearbeit und Mobilem Arbeiten eine Fürsorgepflicht und Verantwortung für die Sicherheit und Gesundheit seiner Arbeitnehmer.

Die Grundlagen hierfür bilden das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

a. Home-Office und Arbeitsschutzgesetz

Das Arbeitsschutzgesetz gilt auch bei Telearbeit und Home-Office Arbeit. Insoweit gibt es keine Ausnahmeregelung. Der Arbeitnehmer ist damit in der Pflicht, die Arbeit auch im Home-Office so zu gestalten, dass eine Gefährdung für Sicherheit und Gesundheit möglichst vermieden oder geringgehalten werden kann. 

Dies beinhaltet auch die Pflicht, Gefährdungen mit Hilfe einer Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren und daraus erforderliche Maßnahmen abzuleiten. Darüber hinaus sind gemäß § 15 Abs. 1 ArbSchG Mitarbeiterschulungen in den Bereichen Sicherheit, Gesundheit und Schutzmaßnahmen bei der Arbeit notwendig.

b. Home-Office und Arbeitsstättenverordnung 

Neben dem Arbeitsschutzgesetz gilt auch die Arbeitsstättenverordnung für Telearbeitsplätze. Sie konkretisiert das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und dient der Sicherheit und dem Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmer beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsplätzen. 

Die Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung konzentrieren sich im Wesentlichen auf die Bestimmungen für Bildschirmarbeitsplätze. Im Vordergrund stehen hier daher insbesondere die Einrichtung und Ausstattung des Bildschirmarbeitsplatzes mit Mobiliar, sonstigen Arbeitsmitteln und Kommunikationsgeräten.

Im Gegensatz dazu unterliegt Mobiles Arbeiten nicht der ArbStättV. Hier ist die Arbeit nicht an einen fest eingerichteten Arbeitsplatz gebunden. Den Arbeitnehmern kommt hier eine erhöhte Verantwortung zu, selbst auf die Einhaltung der Arbeits- und Gesundheitsvorschriften zu achten. Insbesondere hier ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Arbeitnehmer schulen. 

Das meist nur temporäre „COVID-19 Home-Office“ ohne vertragliche Rahmenbedingungen stellt ebenfalls keinen Teleheimarbeitsplatz dar und fällt damit nicht unter die ArbStättV. Mithin gelten hier weniger strenge Regeln an die Gestaltung des Arbeitsplatzes.

3. Gefahren am Home-Office Arbeitsplatz

Der Home-Office Arbeitsplatz birgt viele Gefährdungen. Haupt-Gefahrenquellen sind neben elektrischen oder biologischen Gefährdungen vor allem die Arbeitsumgebungsbedingungen und Arbeitsorganisation sowie psychische Belastungen. Faktoren wie Klima, Beleuchtung, Raumbedarf und Ergonomie spielen bei der Beurteilung der Gefährdungslage ebenso eine Rolle wie der Arbeitsablauf, die Arbeitszeit und soziale Bedingungen. Außerdem wird psychischer Stress, ausgelöst durch Zeitdruck oder Angst um den Arbeitsplatz, zunehmend als Risikofaktor relevant. 

Sobald laut ArbStättV ein Telearbeitsplatz vorliegt und dieser vom Arbeitsplatz im Betrieb abweicht, ist das Unternehmen verpflichtet, bei dessen erstmaliger Errichtung eine fachkundige Gefährdungsbeurteilung vornehmen und diese dokumentieren (§ 3 ArbStättV). 

Darüber hinaus verpflichtet § 5 ArbSchG die Unternehmen auch bei Home-Office Arbeitsplätzen, spezifische Gefährdungen zu ermitteln. Hierzu kann eine Besichtigung des Arbeitsplatzes in der Privatwohnung oder alternativ die Erfragung der genauen häuslichen Umstände des Arbeitnehmers erfolgen. Zur Besichtigung benötigt der Arbeitgeber das ausdrückliche Zutrittsrecht zur Wohnung vom Arbeitnehmer. 

Entgegen den Regelungen für herkömmliche Arbeitsplätze im Unternehmen muss die Gefährdungsbeurteilung für Telearbeit und Home-Office nur einmal durchgeführt werden. 

Benötigen Sie eine Gefährdungsbeurteilung für Ihr Unternehmen? Gern steht Ihnen meine Kanzlei dafür zur Verfügung! Kontaktieren Sie mich direkt.

4. Gestaltung des Home-Office Arbeitsplatzes

Hat sich das Home-Office während der Corona Zeit bewährt, sind viele Unternehmen bereit, dies ihren Mitarbeitern auch zukünftig öfter zu ermöglichen. 

Hierbei gilt: Zwar können Arbeitnehmer vorübergehend durchaus an ihrem Küchentisch arbeiten, aber je länger und öfter der Home-Office Arbeitsplatz genutzt werden soll, desto wichtiger ist ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz. 

Folgende Mindestanforderungen sollten bei der Gestaltung von Home-Office-Arbeitsplätzen berücksichtigt werden:

  • Nutzung ausschließlich externer Bildschirm- und Eingabegeräte (Maus und Tastatur), um ungünstige Haltungen und einseitige Belastung zu vermeiden. 
  • Anpassung von Schreibtisch und Stuhl an die Körpergröße des Arbeitnehmers. Ziel ist, das Arbeiten mit ungesunder Körperhaltung zu vermeiden. 
  • Positionierung von Bildschirmen und den Schreibtisch möglichst seitlich zum Fenster, um Blendungen bzw. Spiegelungen zu reduzieren. 
  • Aufstellen des Bildschirms so, dass sich die Oberkante auf Höhe der Augen befindet. Außerdem ist hier ein ausreichender Abstand zwischen Augen und Bildschirm wichtig. 
  • Gute Beleuchtung, beispielsweise für das Lesen von Texten.

5. Arbeitszeitregelung im Home-Office

Auch die Arbeit im Home-Office ist dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) unterworfen. Mithin liegt es auch hier in der Verantwortung des Arbeitgebers, die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit einzuhalten. 

Auch sollte darauf geachtet werden, kurzfristige Änderungen der Arbeitszeiten zu vermeiden, um beispielsweise die Kinderbetreuung für Arbeitnehmer sicher planbar zu gestalten. 

Die folgende Checklist umfasst die wichtigsten Maßnahmen der Arbeitszeitgestaltung für das Arbeiten im Home-Office.

Checklist: Arbeitszeitgestaltung im Home-Office.

  1. Die tägliche Arbeitszeit sollte möglichst nicht überschritten werden. 
  2. Die gesetzlich vorgeschriebene Mittagspause muss bei einer Arbeitszeit von sechs Stunden mindestens 30 Minuten betragen. Es empfiehlt sich darüber hinaus, weitere Kurzpausen einzulegen.
  3. Die gesetzliche Ruhezeit von mindestens elf zusammenhängenden Stunden zwischen zwei Arbeitstagen muss eingehalten werden. Auch kurze Unterbrechungen wie zum Beispiel das Checken von E-Mails oder kurze Telefonate sollten in dieser Zeit vermieden werden.
  4. Arbeitszeiten nach 22 Uhr oder nachts sollten möglichst vermieden werden. Auch am Wochenende sollte auf das Arbeiten verzichtet werden, um die Freizeit und Auszeit nicht zu beeinträchtigen.
  5. Auch im Home-Office sollte die Erfassung von Arbeitszeiten vorgenommen werden, um gesetzliche Ruhepausen einzuhalten und den Überblick über geleistete Arbeitszeit zu bewahren.

6. Unfallversicherung im Home-Office

Die Unfallversicherung am Telearbeitsplatz ist sehr stark einzelfallabhängig. 

Soweit sich ein Unfall infolge einer versicherten Tätigkeit ereignet, steht der Arbeitnehmer immer unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Ausgenommen davon sind – ebenso, wie am Arbeitsplatz im Unternehmen – private Tätigkeiten. So fällt etwa der Weg zur Toilette oder in die Küche nicht unter die gesetzliche Unfallversicherung, da es sich dabei um eigenwirtschaftliche Tätigkeiten handelt. Die Abgrenzung zwischen versicherter und nicht versicherter Tätigkeit ist daher gerade im Home-Office nicht ganz einfach. Entscheidend ist bei der Bewertung immer die Frage der Handlungstendenz – welchen Zweck also die Handlung hatte, die zu einem Unfall führte.

Haben Sie Fragen zum Home-Office oder benötigen Sie Hilfe? Gern stehe ich Ihnen zur Verfügung. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme!