Vor dem Hintergrund der COVID-19 Pandemie wurde § 129 in das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) eingefügt. Dieser regelt, dass es bis einschließlich 31.12.2020 zulässig ist, Betriebsratssitzungen auch als Video- oder Telefonkonferenzen abzuhalten.
Die Regelung gilt rückwirkend zum 1.3.2020. Werden ab diesem Datum Beschlüsse unter Beachtung der Voraussetzungen des § 129 BetrVG gefasst, sind sie wirksam.
Wortlaut des § 129 BetrVG:
Sonderregelungen aus Anlass der COVID-19-Pandemie
(1) Die Teilnahme an Sitzungen des Betriebsrats, Gesamtbetriebsrats, Konzernbetriebsrats, der Jugend- und Auszubildendenvertretung, der Gesamt-Jugend und Auszubildendenvertretung und der Konzern-Jugend- und Auszubildendenvertretung sowie die Beschlussfassung können mittels Video- und Telefonkonferenz erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können. Eine Aufzeichnung ist unzulässig. § 34 Absatz 1 Satz 3 gilt mit der Maßgabe, dass die Teilnehmer ihre Anwesenheit gegenüber dem Vorsitzenden in Textform bestätigen. Gleiches gilt für die von den in Satz 1 genannten Gremien gebildeten Ausschüsse.
(2) Für die Einigungsstelle und den Wirtschaftsausschuss gilt Absatz 1 Satz 1 und 2 entsprechend.
(3) Versammlungen nach den §§ 42, 53 und 71 können mittels audiovisueller Einrichtungen durchgeführt werden, wenn sichergestellt ist, dass nur teilnahmeberechtigte Personen Kenntnis von dem Inhalt der Versammlung nehmen können. Eine Aufzeichnung ist unzulässig.
1. Form der Betriebsratssitzung
Gemäß § 129 BetrVG ist es dem Betriebsrat nunmehr erlaubt, Sitzungen und Beschlussfassungen mittels Video- und Telefonkonferenz durchzuführen. Mit umfasst sind hierbei auch online gestützte Anwendungen zur Durchführung von Online-Konferenzen.
Möglich ist in diesem Zusammenhang wahlweise entweder die Zuschaltung einzelner teilnahmeberechtigter Personen oder die Durchführung der Sitzung als Video- oder Telefonkonferenz mit den teilnahmeberechtigten Personen.
§ 129 BetrVG ist eine so genannte „Kann-Vorschrift“. Dies bedeutet, dass Betriebsratssitzungen auch weiterhin als Präsenzsitzungen stattfinden dürfen. Zu beachten ist hierbei lediglich, dass die SARS-CoV-2 Arbeitsschutzstandards eingehalten und die aktuellen Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts berücksichtigt werden.
Die Form der Sitzung bestimmt allein der Betriebsrat. Der jeweilige Arbeitgeber hat hier keine Mitsprachemöglichkeit.
Eine Beschlussfassung im Umlaufverfahren, etwa per E-mail, ist dem Betriebsrat jedoch nicht erlaubt. Grund hierfür ist, dass ein direkter Austausch der Teilnehmer als wesentliches Element einer Betriebsratssitzung und auch der Beschlussfassung gewahrt bleiben muss.
2. Sicherheit und Vertraulichkeit der Betriebsratssitzung
Bei der Durchführung der Konferenzen soll der Betriebsrat sicherstellen, dass nicht-teilnahmeberechtigte Dritte keine Kenntnis vom Inhalt der Sitzung nehmen können.
Alle hierfür erforderlichen Maßnahmen sollen ergriffen werden. Dies umfasst sowohl technische Maßnahmen, wie etwa die Verschlüsselung der Verbindung, als auch organisatorische Maßnahmen wie beispielsweise die Nutzung eines nichtöffentlichen Raumes während der Dauer der Sitzung. Hierzu können beispielsweise alle zugeschalteten Sitzungsteilnehmer zu Protokoll versichern, dass nur teilnahmeberechtigte Personen in dem von ihnen genutzten Raum anwesend sind. Betreten nicht teilnahmeberechtigte Personen den jeweiligen Raum, muss der jeweilige Sitzungsteilnehmer hierüber unverzüglich informieren.
Nicht zulässig ist die Aufzeichnung von Betriebsratssitzungen. Grund hierfür ist die Wahrung des Schutzes der Persönlichkeit der jeweiligen Teilnehmer. Auch muss der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit der Betriebsratssitzungen insoweit gewahrt bleiben.
3. Teilnehmer der Betriebsratssitzung
Zum Beleg der Teilnahme an der jeweiligen Betriebsratssitzung fertigt der Vorsitzende eine Anwesenheitsliste an, die er der Niederschrift über die Sitzung hinzufügt. Zuvor bestätigen ihm alle Teilnehmer in Textform (etwa per E-Mail) ihre Anwesenheit.
Nehmen Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer mit Behinderungen an der Sitzung eines Gremiums teil, ist zu gewährleisten, dass die Kommunikationsmöglichkeiten auch für sie barrierefrei zugänglich und nutzbar sind.
Im Übrigen können auch die Schwerbehindertenvertretung oder Vertreter der Jugend- und Auszubildendenvertretung mittels Video- oder Telefonkonferenz an einer Betriebsratssitzung teilnehmen.