Verspätete Nebenkostenabrechnung: Was muss ich als Mieter tun?

Gemäß § 556 Abs. 3 BGB ist der Vermieter verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung für den Mieter fristgerecht zu erstellen. Hält der Vermieter die entsprechende Frist nicht ein, kann er grundsätzlich keine Nachzahlungsforderungen mehr stellen. Dennoch sollten Sie als Mieter handeln.

1. Abrechnungspflicht des Vermieters 

Im Grundsatz gilt: hat ein Mieter auf die Nebenkosten Vorauszahlungen geleistet, so ist der Vermieter verpflichtet, eine Jahresnebenkostenabrechnung erstellen. Alternativ kann er hiermit einen Hausverwalter beauftragen. Selbst, wenn zwischen den Mietparteien eine Nebenkostenpauschale vereinbart wurde, ist der Vermieter verpflichtet, den Energieverbrauch zu 50 % verbrauchsabhängig erfassen und abrechnen. Eine Ausnahme gilt hierbei jedoch etwa bei einem Zweifamilienwohnhaus, in dem der Vermieter selbst wohnt.

2. Pflicht zur jährlichen Abrechnung binnen 12 Monaten

Gemäß § 556 Abs. 3 S. 2 BGB muss der Vermieter die Nebenkosten jährlich abrechnen.

Zusätzlich regelt § 556 Abs. 3 S. 2 BGB, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraumes zuzuleiten ist. 

Wichtig: Nach Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH VIII ZR 197/08) ist für die fristgerechte Abrechnung der Zugang beim Mieter entscheidend, nicht die Aufgabe zur Post. Insoweit trägt Vermieter das Risiko einer verspäteten Postbeförderung. 

Gibt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung beispielsweise am 30.12. eines Jahres zur Post und diese wird dem Mieter erst am 2. Januar des Folgejahres zugestellt, ist der Zugang verspätet!

3. Zeitpunkt des Zugangs 

Oftmals ist die Frage des Zugangszeitpunktes zwischen den Parteien streitig. 

Für die Rechtzeitigkeit des Zugangs genügt es, wenn die Abrechnung am letzten Tag der Frist beim Mieter eingeht. 

Bemisst sich der Abrechnungszeitraum nach dem Kalenderjahr, soll nach Auffassung des Amtsgerichts Hamburg etwa der Zugang auch Mitternacht an Silvester genügen. Auf die Kenntnisnahme des Mieters solle es nicht ankommen (AG Hamburg-St.Georgen WuM 2005, 775). 

Die Rechtsprechung ist insoweit allerdings nicht einheitlich. Teilweise wird vertreten, dass ein Zugang bis ca. 18:00 Uhr notwendig ist, da nur dann von einer Kenntnisnahme durch den Mieter auszugehen ist. 

4. Verlängerung der Abrechnungsfrist im Mietvertrag unwirksam 

Gemäß § 556 Abs. 4 BGB ist eine im Mietvertrag vereinbarte Verlängerung der Abrechnungsfrist ausdrücklich unwirksam. Die Fristlässt sich mithin auch durch eine vertragliche Vereinbarung mit dem Mieter nicht verlängern. 

Hat der Mieter eine Verlängerung der Frist im Mietvertrag dennoch akzeptiert, muss der Vermieter folglich dennoch befürchten, dass sich der Mieter später auf die Unwirksamkeit dieser Vereinbarung berufen kann (BGH VIII ZR 84/07 in DWW 2008, 322). 

Eine einvernehmliche Verkürzung der Frist bleibt hingegen möglich, da sie den Mieter nicht benachteiligt.

5. Verspätete Abrechnung ausnahmsweise entschuldigt

Gemäß § 556 Abs. 3 S. 4 BGB gilt: erhält der Vermieter erst nach dem Ablauf der Abrechnungsfrist die Abrechnung eines Energieversorgungsträgers oder einen kommunalen Gebührenbescheid, hat er eine verspätete Abrechnung und deren Zugang ausnahmsweise nicht zu vertreten. 

Auch kann sich der Vermieter entschuldigen, wenn sich die die Verspätung aus Umständen ergibt, die in seinem Verwaltungsbereich liegen, wie etwa ein Ausfall seiner EDV oder ein hoher Krankenstand. Er muss in diesen Fällen jedoch darlegen und beweisen, dass der Ausfall unvorhersehbar war und auch mit zumutbaren Maßnahmen keine Abhilfe geschaffen werden konnte (AG Siegburg WuM 2001, 245).

Darüber hinaus muss es der Vermieter nicht vertreten, wenn der Mieter auszieht, und seine neue Anschrift nicht hinterlässt. Insoweit bleibt es Aufgabe des Mieters, postalisch erreichbar zu bleiben.

In jedem Fall trifft den Vermieter aber die Darlegungs-und Beweislast für alle Tatsachen, aus denen sich ergibt, dass er die verspätete Nebenkostenabrechnung und damit die Versäumung der Ausschlussfrist nicht zu vertreten hat.

Gelingt ihm eine entsprechende Darlegung, greift die Ausschlussfrist nicht ein. 

Aber: erhält der Vermieter einen Gebührenbescheid verspätet, so kann er die Abrechnung dennoch im Vorfeld erteilen und den Mieter in einem Vorbehalt darauf hinweisen, dass er die entsprechende Kostenposition nach Zugang des Bescheides noch abrechnen wird.

Erhält der Vermieter die entsprechende Nachtragsposition, muss er sie innerhalb von 3 Monaten abrechnen (BGH VIII ZR 220/05 in DWW 2006, 279).

Setzt der Vermieter dritte Personen zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung ein, etwa eine Messdienstfirma oder einen Wohnungsverwalter (nicht WEG-Hausverwalter; AG Potsdam GE 2003, 1084) so muss er sich deren Verspätung als eigenes Verschulden anrechnen lassen. Es handelt sich hierbei regelmäßig um so genannte Erfüllungsgehilfen gemäß § 278 BGB. 

6. Sonderfall: Verspätete Abrechnung durch den Hausverwalter bei Wohnungseigentum

Wird die Nebenkostenabrechnung durch einen Hausverwalter für eine Wohnungseigentümergemeinschaft erstellt, kann der Vermieter diese Abrechnung in der Regel abzüglich der nicht umlagefähigen Nebenkosten an den Mieter weiterreichen.

In dem Fall, in dem die Hausverwaltung nicht rechtzeitig abrechnet, hat der Vermieter die Verspätung der Abrechnung nur bedingt zu vertreten, da der Hausverwalter gerade kein Erfüllungsgehilfe im Sinne des § 278 BGB bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung des Vermieters ist.

Er muss jedoch als Wohnungseigentümer alle rechtlichen Möglichkeiten genutzt haben, um die Abrechnung fristgerecht zu erstellen. Insbesondere ist er verpflichtet, beim Hausverwalter auf die rechtzeitige Abrechnung hinwirken (LG Berlin, GE 1991,93). Er muss er sich in jedem Fall beim Hausverwalter die erforderlichen Informationen rechtzeitig beschaffen. Dafür ist der Vermieter beweispflichtig. 

Wenn ein Vermieter die Fristversäumung aufgrund der Verspätung durch die Hausverwaltung zunächst entschuldigen, so ist er verpflichtet, dem Mieter die Abrechnung nach Wegfall des Abrechnungshindernisses unverzüglich zuzuleiten. 

Hat die Hausverwaltung die Abrechnung schuldhaft verspätet erstellt, ist er dem Wohnungseigentümer schadensersatzpflichtig.

Erstellt die Hausverwaltung überhaupt keine Nebenkostenabrechnung, muss der Vermieter ihn gegebenenfalls gerichtlich verpflichten, die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Alternativ hat der Vermieter die Möglichkeit, dem Hausverwalter fristlos wegen dieser Pflichtverletzung zu kündigen und einen neuen Hausverwalter zu bestellen. Der frühere Verwalter haftet in diesem Fall für die durch seine Pflichtverletzung bedingten Schäden.

7. Rechtsfolgen verspäteter Nebenkostenabrechnung

Erfolgt die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht, hat dies zur Konsequenz, dass der Vermieter aufgrund der Ausschlussfrist keinerlei Nachforderung auf die Nebenkosten mehr fordern kann. 

Eine Nachforderung liegt vor, wenn der Vermieter nach Fristablauf einen Betrag verlangt, der die Vorauszahlungen des Mieters insgesamt übersteigt (BGH NJW 2005, 219).

Hat ein Mieter trotz mietvertraglicher Vereinbarung pflichtwidrig keine Vorauszahlungen geleistet, handelt es sich hingegen nicht um Nachforderungen (BGH VIII ZR 261/06 in DWW 2008, 17), sondern um Verzugszahlungen. Diese kann der Vermieter auch noch nach Fristablauf einfordern, da sie nicht der Ausschlussfrist unterliegen (LG Berlin GE 2005, 57).

Für den Fall, dass mietvertraglich keine Vorauszahlungen vereinbart wurden, erfasst die Ausschlussfrist die gesamten Nebenkosten, soweit der Vermieter diese erst mit der Nebenkostenabrechnung einfordert (LG Berlin GE 2007, 1252).

Hat der Mieter mehr Nebenkosten vorausgezahlt bleibt der Vermieter verpflichtet, diesen Überschuss an den Mieter zurück zu erstatten.

8. Widerspruchsfrist des Mieters 

Wenn der Mieter die verspätete Nebenkostenabrechnung beanstanden will muss er dieser widersprechen. 

Seinen Widerspruch muss er spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Zugang der Abrechnung gegenüber dem Vermieter mitteilen, § 556 Abs. 3 S. 5, 6 BGB. 

Ist diese Frist abgelaufen, sind Einwendungen des Mieters ausgeschlossen. Der Mieter ist also seinerseits verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung umgehend zu prüfen. Stellt er fest, dass die Abrechnung zu spät einging, muss er den Vermieter hierüber informieren und kann jegliche Nachzahlungsforderung verweigern.

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