Das Nachweisgesetz (NachwG) verpflichtet Arbeitgeber in Deutschland, wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Die Gesetzesänderung von 2022 hat diese Pflichten erheblich erweitert. In diesem Artikel werden die relevanten Vorschriften und aktuelle Rechtsprechung erläutert.
1. Rechtsgrundlage: Das Nachweisgesetz
Das NachwG ist die maßgebliche gesetzliche Grundlage. Nach § 2 NachwG muss der Arbeitgeber die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses in Schriftform dokumentieren und dem Arbeitnehmer aushändigen. Elektronische Dokumentationen genügen nicht (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG).
2. Mindestangaben nach § 2 Abs. 1 NachwG
Arbeitgeber müssen folgende Informationen schriftlich festhalten:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Dauer des Arbeitsverhältnisses (bei Befristungen)
- Arbeitsort (ggf. Hinweis auf flexible Arbeitsorte)
- Tätigkeitsbeschreibung
- Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (inkl. Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sonderzahlungen)
- Arbeitszeit (inkl. Pausen, Schichtsystem, Überstundenregelungen)
- Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
- Kündigungsfristen und -verfahren
- Anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen
3. Erweiterte Nachweispflichten seit dem 1. August 2022
Die Novelle des NachwG, umgesetzt durch das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152, bringt erweiterte Anforderungen:
- Enddatum des Arbeitsverhältnisses (bei befristeten Verträgen)
- Probezeitdauer
- Zusammensetzung und Fälligkeit des Entgelts (mit detaillierten Angaben zur Auszahlung)
- Ruhepausen, Ruhezeiten und Schichtsystem
- Bedingungen zur Anordnung von Überstunden
- Anspruch auf betriebliche Weiterbildung
- Betriebliche Altersversorgung (Name und Anschrift des Versorgungsträgers)
- Hinweise zur Kündigungsschutzklagefrist (§4 KSchG, i.d.R. 3 Wochen nach Zugang der Kündigung)
- Bedingungen der Entsendung ins Ausland
4. Fristen für die Aushändigung
Laut § 2 Abs. 1 NachwG sind die Nachweise innerhalb folgender Fristen bereitzustellen:
- Spätestens am ersten Arbeitstag: Arbeitszeit, Pausen, Schichtsystem, Überstundenregelungen
- Innerhalb von 7 Tagen nach Arbeitsbeginn: Restliche wesentliche Arbeitsbedingungen
- Innerhalb eines Monats: Weitere Angaben, z.B. betriebliche Altersversorgung
5. Sanktionen bei Verstößen
Mit der Reform von 2022 wurden Verstöße gegen das NachwG bußgeldbewehrt. Nach §4 NachwG kann ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß verhängt werden.
6. Relevante Gerichtsurteile
BAG, Urteil vom 25.05.2005 – 5 AZR 572/04
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) entschied, dass ein fehlender Nachweis nach dem NachwG zwar keine unmittelbare Unwirksamkeit des Arbeitsvertrags nach sich zieht, aber Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers begründen kann.
LAG Hamm, Urteil vom 17.03.2023 – 10 Sa 1262/22
Das LAG Hamm betonte, dass verspätete oder fehlerhafte Nachweise zu Beweiserleichterungen für den Arbeitnehmer in Kündigungsschutzprozessen führen können.
7. Praktischer Tipp für Arbeitgeber
Arbeitgeber sollten ihre Vertragsmuster dringend überprüfen und anpassen, um Bußgelder und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Eine sorgfältige Dokumentation und rechtzeitige Aushändigung der Nachweise sichert zudem die Rechtssicherheit des Unternehmens.
8. Fazit
Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber zu umfangreichen Dokumentationspflichten. Die seit 2022 geltenden Änderungen erfordern besondere Sorgfalt, insbesondere hinsichtlich der Fristen und detaillierten Entgeltangaben. Arbeitgeber sollten ihre Arbeitsverträge und internen Prozesse anpassen, um gesetzeskonform zu handeln und Sanktionen zu vermeiden.
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