Frage 1: Wie hoch ist der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch – und wie wird er berechnet?
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) legt den gesetzlichen Mindesturlaub fest. Er gilt für alle Arbeitnehmer und Auszubildenden, unabhängig von Branche, Unternehmensgröße oder Arbeitszeit.
Gesetzlicher Mindesturlaub: § 3 BUrlG
Nach § 3 Abs. 1 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage im Kalenderjahr bei einer Sechstagewoche. Da die meisten Arbeitnehmer in einer Fünftagewoche beschäftigt sind, entspricht das 20 Arbeitstagen. Die Berechnung erfolgt nach der Formel: 24 Werktage × Anzahl der Arbeitstage pro Woche ÷ 6 Werktage. Schwerbehinderte Menschen haben nach § 208 SGB IX Anspruch auf fünf zusätzliche bezahlte Urlaubstage pro Jahr.
Tariflicher und vertraglicher Mehrurlaub
Der gesetzliche Mindesturlaub ist die Untergrenze. Tarifverträge und Einzelarbeitsverträge können einen höheren Urlaubsanspruch gewähren – in der Praxis 25 bis 30 Arbeitstage. Das BAG hat in seinem Urteil vom 25. Juli 2023 (9 AZR 285/22) klargestellt: Für tarifvertraglichen Mehrurlaub können die Tarifparteien gesonderte Verfallsregeln vereinbaren und die Initiativlast für die Urlaubsnahme dem Arbeitnehmer aufbürden.
Wartezeit nach § 4 BUrlG
Der volle Urlaubsanspruch entsteht erstmals nach einer sechsmonatigen Wartezeit beim selben Arbeitgeber (§ 4 BUrlG). Vor Erfüllung der Wartezeit besteht nur ein anteiliger Anspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs pro vollem Beschäftigungsmonat (§ 5 Abs. 1 BUrlG).
Urlaubsberechnung bei Teilzeit und Schicht
Bei Teilzeitbeschäftigung wird der Urlaubsanspruch anteilig nach den vertraglich vereinbarten Arbeitstagen pro Woche berechnet, nicht nach Stunden. Ein Arbeitnehmer mit einer Dreitagewoche hat Anspruch auf 12 Arbeitstage Urlaub (20 × 3/5). Bei wechselnden Arbeitstagen im Schichtbetrieb richtet sich der Urlaubsanspruch nach dem Jahresdurchschnitt der Arbeitstage.
Mindesturlaub: 20 Arbeitstage (Fünftagewoche) nach § 3 BUrlG. Schwerbehinderte: 25 Tage. Wartezeit: 6 Monate. Vor Wartezeit: 1/12 pro vollem Monat. Tarifvertrag/Vertrag können höheren Urlaub gewähren.
Frage 2: Wer legt die Urlaubszeit fest – Arbeitgeber oder Arbeitnehmer?
Die Frage, wer bestimmt, wann der Urlaub genommen wird, ist in der Praxis häufig Quelle von Konflikten. Das Gesetz regelt dies in § 7 Abs. 1 BUrlG.
Grundsatz: Urlaubswunsch des Arbeitnehmers ist maßgeblich
Nach § 7 Abs. 1 BUrlG hat der Arbeitgeber bei der Festlegung des Urlaubszeitraums die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, stehen entgegen.
Dringende betriebliche Belange als Schranke
Betriebliche Belange können einen Urlaubswunsch zurückweisen: saisonale Hochphasen, unverzichtbare Präsenz bei einem Projekt, unaufschiebbarer Kundentermin. Die Belange müssen konkret und dringend sein. Weist der Arbeitgeber einen Urlaubswunsch zurück, muss er dem Arbeitnehmer einen konkreten Alternativzeitraum nennen.
Betriebsferien und einseitige Urlaubsfestsetzung
Betriebsferien, auf die sich Arbeitgeber und Betriebsrat einigen, sind zulässig, müssen rechtzeitig angekündigt werden und dürfen nicht den gesamten Jahresurlaub aufbrauchen. Eine einseitige Urlaubsfestsetzung ohne Betriebs- oder Einzelvereinbarung ist unzulässig.
Urlaubsgewährung: Arbeitnehmerwunsch hat Vorrang. Arbeitgeber kann nur bei konkreten dringenden betrieblichen Belangen ablehnen und muss dann Alternativtermin anbieten.
Frage 3: Wann verfällt Urlaub – und was hat der EuGH verändert?
Die Verfallsregeln für Urlaubsansprüche sind das komplexeste und praxisrelevanteste Kapitel des Urlaubsrechts. Sie haben sich durch EuGH-Urteile seit 2018 grundlegend gewandelt.
Gesetzliche Verfallsregel: § 7 Abs. 3 BUrlG
Nach dem Wortlaut des § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Jahresurlaub im laufenden Kalenderjahr genommen werden; andernfalls verfällt er zum 31. Dezember. Bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen kann der Urlaub bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden.
EuGH-Urteil 2018: Kein automatischer Verfall mehr
Der EuGH hat in seinem Urteil vom 6. November 2018 (C-684/16, „Max-Planck-Gesellschaft“) entschieden: Das Unionsrecht lässt es nicht zu, dass Urlaubsansprüche automatisch verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht konkret und in voller Transparenz auf den drohenden Verfall hingewiesen hat.
BAG 19. Februar 2019 – 9 AZR 541/15: Mitwirkungsobliegenheit
Das BAG hat die EuGH-Rechtsprechung umgesetzt: Der Urlaubsanspruch verfällt nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und ihm mitgeteilt hat, dass der Urlaub sonst verfällt. Fehlen diese Hinweise, verfällt der Urlaub nicht.
BAG 31. Januar 2023 – 9 AZR 107/20: Wochenfrist für Mitwirkung
Das BAG hat präzisiert: Der Arbeitgeber muss seiner Mitwirkungsobliegenheit unverzüglich nach Entstehung des Urlaubsanspruchs nachkommen – also zu Jahresbeginn, in der Regel innerhalb von einer Woche (sechs Werktage). Versäumt er diese Frist, verfällt der Urlaubsanspruch nicht – auch nicht zum 31. Dezember oder 31. März.
Konsequenz: Urlaubsanhäufung über Jahre
Hat der Arbeitgeber über mehrere Jahre keine ordnungsgemäßen Hinweise erteilt, kann sich ein erheblicher Urlaubsberg angehäuft haben, der bei Kündigung als Urlaubsabgeltung in bar ausgezahlt werden muss.
Kein automatischer Verfall: Urlaub verfällt nur, wenn AG den AN zuvor konkret aufgefordert und auf Verfall hingewiesen hat. Frist: unverzüglich, in der Regel innerhalb einer Woche nach Jahresbeginn (BAG 9 AZR 107/20). Ohne Hinweis: kein Verfall, Kumulation möglich.
Frage 4: Was gilt bei Langzeiterkrankung – verfällt Urlaub bei Dauererkrankung?
15-Monatsfrist bei Langzeiterkrankung
Der EuGH hat in seinem Urteil vom 22. November 2011 (C-214/10, „KHS AG“) entschieden: Nationales Recht darf bestimmen, dass Urlaubsansprüche 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres verfallen, wenn der Arbeitnehmer wegen andauernder Krankheit außerstande war, den Urlaub zu nehmen. Das entspricht dem 31. März des übernächsten Jahres.
Mitwirkungsobliegenheit auch bei Langzeiterkrankung
Auch bei Langzeiterkrankung gilt: War der Arbeitnehmer zu Jahresbeginn noch arbeitsfähig und erkrankte er erst später, muss der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht zuvor nachgekommen sein. Versäumt er das, verfällt der Urlaub nicht nach der 15-Monatsfrist.
Kausalität: War AN ab Jahresbeginn erkrankt
War der Arbeitnehmer bereits ab dem ersten Werktag des Jahres arbeitsunfähig erkrankt, entfällt die Kausalität der unterbliebenen Mitwirkung – der Arbeitgeber hätte ohnehin keinen Urlaub ermöglichen können. In diesem Fall verfällt der Urlaub nach der 15-Monatsfrist (BAG, 9 AZR 107/20).
Langzeiterkrankung: Urlaubsverfall 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres (31. März des übernächsten Jahres). Aber nur, wenn AG die Mitwirkungsobliegenheit zeitgerecht erfüllt hatte. War AN ab Jahresbeginn erkrankt: Verfall nach 15 Monaten ohne Mitwirkungspflicht.
Frage 5: Wie funktioniert die Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers in der Praxis?
Inhalt des Hinweises: Zwei Pflichtbestandteile
Der Hinweis des Arbeitgebers muss zwei Elemente enthalten:
- Aufforderung zur Urlaubsnahme: „Sie werden hiermit aufgefordert, Ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen.“
- Hinweis auf Verfall: „Urlaub, der bis zum 31. Dezember 2025 nicht genommen wird, verfällt mit Ablauf dieses Tages.“
Form und Zeitpunkt
Aus Beweisgründen empfiehlt sich Schriftform: individuelles Schreiben, E-Mail mit Lesebestätigung oder Personalbogen mit Unterschrift. Der Hinweis muss unverzüglich nach Jahresbeginn, in der Regel innerhalb einer Woche, erteilt werden.
Muster-Hinweisschreiben
„Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name], für das Kalenderjahr 2025 stehen Ihnen [X] Arbeitstage Jahresurlaub zu. Wir fordern Sie hiermit auf, diesen Urlaub im laufenden Kalenderjahr 2025 in Anspruch zu nehmen. Nicht genommener Urlaub verfällt am 31. Dezember 2025, soweit keine Übertragungsgründe vorliegen. Mit freundlichen Grüßen, [Arbeitgeber].“
Muster-Hinweis: Zwei Pflichtbestandteile: (1) Aufforderung zur Urlaubsnahme, (2) konkreter Hinweis auf Verfall. Schriftform empfohlen. Zeitpunkt: innerhalb einer Woche nach Jahresbeginn.
Frage 6: Was passiert mit Urlaub bei Krankheit während des Urlaubs?
§ 9 BUrlG: Krankheitstage werden nicht auf Urlaub angerechnet
Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, werden die durch ärztliches Attest nachgewiesenen Krankheitstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Der Urlaubsanspruch lebt insoweit wieder auf.
Attestpflicht und unverzügliche Anzeige
Der Arbeitnehmer muss die Erkrankung unverzüglich anzeigen und durch ein ärztliches Attest nachweisen – auch im Auslandsurlaub. Eine Attestpflicht ab dem ersten Krankheitstag ist im Arbeitsvertrag zulässig.
Erkrankung im Urlaub: § 9 BUrlG: Krankheitstage mit Attest werden nicht auf Urlaub angerechnet. Sofort beim Arbeitgeber melden und Attest vorlegen. Nachweis auch aus Auslandsurlaub erforderlich.
Frage 7: Was gilt bei Urlaub und Kündigung – Urlaubsabgeltung?
Urlaubsabgeltung als Geldanspruch: § 7 Abs. 4 BUrlG
Endet das Arbeitsverhältnis, ist nicht genommener Urlaub nach § 7 Abs. 4 BUrlG in bar abzugelten. Der Abgeltungsanspruch entsteht unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer zum Beendigungszeitpunkt arbeitsfähig war.
Zwölftelung des Urlaubsanspruchs
Endet das Arbeitsverhältnis in der ersten Jahreshälfte (bis 30. Juni), besteht Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs pro vollem Beschäftigungsmonat (§ 5 Abs. 1 BUrlG). Bei Kündigung nach dem 30. Juni nach erfüllter Wartezeit besteht Anspruch auf den vollen Jahresurlaub.
Kein Verfall des Abgeltungsanspruchs ohne Mitwirkung
Der Urlaubsabgeltungsanspruch verfällt nicht, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten nicht erfüllt hat. Die Verjährung beginnt nicht, solange der Hinweis ausblieb (BAG, 9 AZR 456/20 vom 31.01.2023).
Urlaubsabgeltung: Geldanspruch nach § 7 Abs. 4 BUrlG bei Beendigung. Basis: laufender Jahresurlaub (anteilig) plus nicht verfallener Resturlaub. Abgeltungsanspruch verfällt nicht ohne Mitwirkung des Arbeitgebers.
Frage 8: Wie wird das Urlaubsentgelt berechnet?
Referenzzeitraum: Letzte 13 Wochen vor Urlaubsbeginn
Nach § 11 Abs. 1 BUrlG bemisst sich das Urlaubsentgelt nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn. Einmalige Sonderleistungen bleiben außer Betracht.
Variable Vergütungsbestandteile
In die Berechnungsgrundlage fließen alle regelmäßigen Vergütungsbestandteile ein: Grundlohn, Zulagen, Schichtzuschläge, regelmäßige Überstundenvergütung und stundenbezogene Provisionen. Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld bleiben außer Betracht.
Frage 9: Kann der Arbeitgeber genehmigten Urlaub widerrufen?
Genehmigter Urlaub ist verbindlich
Ein einmal gewährter Urlaub ist grundsätzlich verbindlich. Der Arbeitgeber kann ihn nicht einseitig widerrufen. Ausnahme: Absolute Notlagen des Betriebs können in engen Grenzen einen Widerruf rechtfertigen. Stornokosten, die dem Arbeitnehmer entstehen, hat der Arbeitgeber zu erstatten.
Betriebsrat und Urlaubsplanung
In Betrieben mit Betriebsrat hat dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans.
Frage 10: Was gilt für Urlaub bei Elternzeit, Kurzarbeit und Pflegezeit?
Urlaub und Elternzeit
Der Arbeitgeber kann nach § 17 BEEG den Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen – jedoch nur nach ausdrücklicher Erklärung, nicht automatisch.
Urlaub und Kurzarbeit
Bei Kurzarbeit mit vollständigem Ausfall ganzer Arbeitstage (Kurzarbeits-Null) kann der Urlaubsanspruch für diese Tage anteilig gekürzt werden (BAG, 9 AZR 225/21 vom 30.11.2021).
Urlaub und Pflegezeit
Während der vollständigen Freistellung nach dem PflegeZG können keine neuen Urlaubsansprüche entstehen. Der Arbeitgeber kann den Urlaub für die Pflegefreistellungszeit entsprechend kürzen.
Frage 11: Urlaub im neuen Job – Urlaubsbescheinigung und Doppelurlaub
Urlaubsbescheinigungspflicht des alten Arbeitgebers: § 6 Abs. 2 BUrlG
Der alte Arbeitgeber ist verpflichtet, eine Urlaubsbescheinigung auszustellen, aus der hervorgeht, wie viel Urlaub im laufenden Kalenderjahr bereits gewährt oder abgegolten wurde.
Anrechnung beim neuen Arbeitgeber: § 6 Abs. 1 BUrlG
Der neue Arbeitgeber rechnet den beim alten Arbeitgeber gewährten Urlaub auf den Jahresanspruch an. Beim neuen Arbeitgeber läuft die sechsmonatige Wartezeit neu an.
Frage 12: Verjährung von Urlaubsansprüchen
Dreijährige Regelverjährung nach §§ 195, 199 BGB
Urlaubsansprüche verjähren in drei Jahren. Die Verjährung beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
BAG 31. Januar 2023 – 9 AZR 456/20: Verjährung setzt Mitwirkung voraus
Das BAG hat entschieden: Die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche kann nicht beginnen, solange der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten nicht nachgekommen ist. Hat der Arbeitgeber jahrelang keinen Hinweis erteilt, kumuliert sich der Urlaub – er verfällt weder noch verjährt er. Erst wenn der Arbeitgeber die Pflicht nachgeholt hat, beginnt die Verjährungsfrist.
Verjährung: 3 Jahre nach § 195 BGB. Aber: Frist läuft nicht, solange AG Mitwirkungsobliegenheit nicht erfüllt hat (BAG 9 AZR 456/20). Jahrelange Nachlässigkeit bei Hinweispflichten = erhebliches Abgeltungsrisiko.
Frage 13: Sonderurlaub – gibt es einen Anspruch bei besonderen Anlässen?
§ 616 BGB: Kurzzeitige persönliche Verhinderung
§ 616 BGB gewährt Anspruch auf Lohnfortzahlung bei kurzzeitiger persönlicher Verhinderung: Hochzeit oder Beerdigung in der näheren Familie, schwere Erkrankung eines Kindes ohne anderweitige Betreuungsmöglichkeit. § 616 BGB ist jedoch dispositiv und wird häufig abbedungen.
Tarifvertraglicher Sonderurlaub und Sabbatical
Viele Tarifverträge gewähren Sonderurlaub für bestimmte Anlässe: Hochzeit, Geburt eines Kindes, Tod von Familienangehörigen, Umzug. Einen gesetzlichen Anspruch auf unbezahltes Sabbatical gibt es nicht; der Arbeitgeber kann ihn freiwillig gewähren.
Frage 14: Aktuelle Entwicklungen und Handlungsempfehlungen
Aktuelle Urteile 2023 bis 2025
Die BAG-Urteile vom 31. Januar 2023 (9 AZR 107/20 und 9 AZR 456/20) haben das Urlaubsrecht nachhaltig verändert: Die Wochenfrist für die Mitwirkungsobliegenheit und das Aufkoppeln der Verjährung an die Erfüllung dieser Obliegenheit sind die praxisrelevantesten Entwicklungen. Das BAG-Urteil vom 25. Juli 2023 (9 AZR 285/22) hat klargestellt, dass für tarifvertraglichen Mehrurlaub von den Mitwirkungsregeln abgewichen werden kann.
Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber
- Erteilen Sie jährlich innerhalb der ersten Woche nach Jahresbeginn einen schriftlichen Hinweis: Aufforderung zur Urlaubsnahme und Hinweis auf den Verfall zum Jahresende.
- Dokumentieren Sie die Hinweiserteilung sorgfältig: individuelles Schreiben mit Datum, E-Mail mit Lesebestätigung.
- Führen Sie Urlaubskonten und prüfen Sie regelmäßig, ob Resturlaub aufgestaut wird.
- Prüfen Sie bestehende Arbeitsverträge und Tarifverträge auf Hinweisklauseln für den Mehrurlaub.
Handlungsempfehlungen für Arbeitnehmer
- Prüfen Sie, ob Ihr Arbeitgeber Ihnen jährlich einen Hinweis auf den Urlaubsverfall erteilt hat. Fehlt er, verfällt Ihr Urlaub nicht.
- Nehmen Sie bei Kündigung stets eine genaue Aufstellung Ihrer offenen Urlaubsansprüche vor und verlangen Sie Urlaubsabgeltung für alle nicht verfallenen Tage.
- Erkranken Sie während des Urlaubs: Melden Sie dies sofort und legen Sie ein Attest vor.
- Lassen Sie bestehende Urlaubsansprüche anwaltlich prüfen, wenn Ihr Arbeitgeber seit Jahren keine ordnungsgemäßen Hinweise erteilt hat.
Zusammenfassung
Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 20 Arbeitstage (Fünftagewoche) nach § 3 BUrlG. Er entsteht nach sechsmonatiger Wartezeit, davor anteilig. Der Urlaubswunsch des Arbeitnehmers hat grundsätzlich Vorrang.
Das Urlaubsrecht wurde durch EuGH und BAG grundlegend geändert: Urlaub verfällt nicht mehr automatisch. Der Arbeitgeber muss unverzüglich (innerhalb einer Woche nach Jahresbeginn) jeden Arbeitnehmer schriftlich auffordern, den Urlaub zu nehmen, und auf den drohenden Verfall hinweisen. Versäumt er das, kumuliert sich der Urlaub und verjährt auch nicht – ein erhebliches Haftungsrisiko. Bei Langzeiterkrankung verfällt der Urlaub 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, sofern die Mitwirkungsobliegenheit erfüllt war. Bei Kündigung ist nicht genommener Urlaub als Geldanspruch abzugelten.
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