In einem aktuellen Urteil (BAG, 28.01.2025, Az. 9 AZR 48/24) hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt, dass Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen in elektronischer Form bereitstellen dürfen. Damit wird die gängige Praxis vieler Unternehmen rechtlich untermauert. Der Fall, der zu diesem Urteil führte, betraf eine Arbeitnehmerin, die sich gegen die ausschließliche Bereitstellung ihrer Gehaltsabrechnungen über das Intranet des Unternehmens wehrte.
1. Rechtliche Grundlagen zur Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen
Gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) besteht die Verpflichtung des Arbeitgebers, eine Entgeltabrechnung in Textform zur Verfügung zu stellen. Eine bestimmte Form, insbesondere eine Papierversion, ist jedoch nicht vorgeschrieben. Daraus folgt, dass auch eine elektronische Bereitstellung den gesetzlichen Anforderungen genügt.
2. Kernaussagen des Bundesarbeitsgerichts
Das Bundesarbeitsgericht stellte in seiner Entscheidung folgende wesentliche Punkte klar:
- Textform genügt: Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Gehaltsabrechnungen in Papierform auszuhändigen. Die elektronische Bereitstellung in Textform erfüllt die Anforderungen des § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO.
- Flexibilität bei der Bereitstellung: Arbeitgeber können entscheiden, ob sie die Abrechnung per E-Mail (z. B. als PDF-Anhang) oder über ein passwortgeschütztes Mitarbeiterportal bereitstellen.
- Holschuld des Arbeitnehmers: Der Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung ist eine Holschuld. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber lediglich sicherstellen muss, dass die Abrechnung abrufbar ist. Er ist nicht dafür verantwortlich, dass der Arbeitnehmer sie tatsächlich abruft oder zur Kenntnis nimmt.
- Elektronische Ausgabestelle genügt: Die Bereitstellung der Abrechnung über ein digitales System, das den Beschäftigten zur Verfügung steht, reicht aus, um die Pflicht zur Entgeltabrechnung zu erfüllen.
3. Einschränkungen und Pflichten des Arbeitgebers
Obwohl das Gericht die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen grundsätzlich für zulässig hält, gibt es dennoch wichtige Einschränkungen:
- Zugangsmöglichkeit für alle Beschäftigten: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Beschäftigte, die privat keinen Internetzugang haben, ihre Gehaltsabrechnung dennoch einsehen und ausdrucken können.
- Betriebliche Zugangsmöglichkeiten: Eine mögliche Lösung besteht darin, im Unternehmen einen Rechner bereitzustellen, an dem betroffene Arbeitnehmer ihre Abrechnungen abrufen und bei Bedarf ausdrucken können.
4. Fazit
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts stärkt die digitale Verwaltung in Unternehmen und ermöglicht eine flexiblere Handhabung der Entgeltabrechnung. Arbeitgeber sollten jedoch sicherstellen, dass alle Beschäftigten angemessenen Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen haben, um rechtlichen Auseinandersetzungen vorzubeugen. Die Bereitstellung der Abrechnungen in digitaler Form entspricht nicht nur den gesetzlichen Vorgaben, sondern fördert auch die Effizienz und Nachhaltigkeit im Personalmanagement.
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