Grundsätzlich verfällt der gesetzliche Urlaubsanspruch nach § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) am Ende des Kalenderjahres bzw. spätestens am 31.03. des Folgejahres. Dies gilt jedoch nur, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Das bedeutet, dass er den Arbeitnehmer individuell darauf hinweisen muss, wie viele Urlaubstage ihm noch zustehen, ihn zur rechtzeitigen Inanspruchnahme auffordert und ihn darüber informiert, dass der Urlaub ansonsten verfällt (BAG, 19.02.2019, 9 AZR 423/16). Fehlt diese Information, bleibt der Urlaubsanspruch bestehen.
Auch wenn der Arbeitgeber seine Hinweispflichten erfüllt, gibt es besondere Situationen, in denen der Resturlaub über den 31.03. des Folgejahres hinaus bestehen bleibt. Die vier wichtigsten Fälle sind:
1. Verlängerte Fristen bei Beschäftigungsverboten
Nach § 24 Mutterschutzgesetz (MuSchG) bleibt der Urlaubsanspruch von Schwangeren, die einem Beschäftigungsverbot unterliegen, erhalten. Der nicht genommene Urlaub wird auf das gesamte folgende Kalenderjahr übertragen.
Beispiel: Eine Arbeitnehmerin geht von August bis Oktober 2025 in ein Beschäftigungsverbot. Ihr Resturlaub aus 2025 kann noch während des gesamten Jahres 2026 genommen werden.
Zudem erstreckt sich der Schutz nicht nur auf Urlaub, der vor dem Beschäftigungsverbot bestand, sondern auch auf den, der während des Verbots entstanden ist.
Wichtig: Selbst, wenn gesetzlich ausdrücklich vorgesehen ist, dass der Urlaubsanspruch nicht weiter als auf das nachfolgende Jahr übertragen werden kann, muss der Arbeitgeber dennoch den Arbeitnehmer über den endgültigen Verfall am Jahresende informieren (s.o.).
2. Verlängerte Fristen bei Elternzeit
Gemäß § 17 Abs. 2 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) kann ein Arbeitnehmer seinen vor der Elternzeit nicht genommenen Urlaub noch bis zum Ende des auf die Elternzeit folgenden Kalenderjahres beanspruchen.
Besonderheit: Schließt sich an ein Beschäftigungsverbot nach dem MuSchG eine Elternzeit an, wird der Urlaubsanspruch bis nach dem Ende der Elternzeit weitergeschoben. Insoweit ist § 17 Abs. 2 BEEG neben § 24 MuSchG anzuwenden. Dies gilt auch, wenn nach einer ersten Elternzeit eine weitere folgt.
3. (Tarif-)vertraglich verlängerter Übertragungszeitraum
Arbeitgeber und Arbeitnehmer können in Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen einen längeren Übertragungszeitraum vereinbaren.
Beispiel: Ein Tarifvertrag kann festlegen, dass Urlaub bis zum 30.06. des Folgejahres genommen werden kann. Eine Verkürzung des gesetzlichen Urlaubsanspruchs ist jedoch unzulässig (BAG, 21.06.2011, 9 AZR 236/10).
4. Längere Fristen bei Langzeiterkrankung
Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und des EuGH (EuGH, 22.11.2011, C-214/10 „KHS“) verfällt der Urlaubsanspruch eines langzeiterkrankten Arbeitnehmers nicht bereits zum 31.03. des Folgejahres, sondern erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, also zum 31.03. des übernächsten Jahres.
Achtung: Der Europäische Gerichtshof hat klargestellt, dass auch bei Langzeiterkrankung der Urlaubsanspruch nur dann verfällt, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist (EuGH, 22.09.2022, C-518/20). Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer in die Lage versetzen muss, seinen Urlaub rechtzeitig zu nehmen.
5. Fazit
Der Verfall von Urlaubsansprüchen ist an klare gesetzliche Vorgaben gebunden. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass sie ihre Hinweispflichten erfüllen, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Zudem gibt es Sonderregelungen für bestimmte Personengruppen, die eine verlängerte Urlaubsübertragung vorsehen. Die Beachtung dieser Vorschriften ist essenziell, um sowohl die Rechte der Arbeitnehmer als auch die Planungssicherheit des Arbeitgebers zu wahren.
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